Leynivopnið sem skapar forskotið

Ein af þeim bókum sem hefur verið okkur hjá Kolibri einna mestur innblástur í tengslum við stjórnun og fyrirtækjakúltúr er bókin The Advantage eftir Patrick Lencioni.

Í The Advantage tekur Lencioni saman flest af því sem hann hefur sett fram í fyrri ritum sínum (t.a.m. The Five Dysfunctions of a Team) á aðgengilegan hátt, og kynnir til sögunnar hugtak sem ég ætla að kalla hér á íslensku heilbrigði heildarinnar (e. organizational health).

Heilbrigði heildar (fyrirtækis, stofnunar eða félagasamtaka) er á margan hátt sambærilegt við heilbrigði einstaklings. Forsendan fyrir því að okkur gangi vel í lífi og starfi er góð líkamleg og andleg heilsa, að við höfum næga orku og að hausinn sé í lagi. Það sama á í raun við um fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök.

Fyrirtæki leggja almennt mikla áherslu á að vera með fært fólk á öllum sviðum og réttu stefnuna. Með öðrum orðum að vera snjöll. Raunverulegt forskot næst hins vegar að mati Lencioni með því að hlúa að heilsunni. Heilbrigði heildarinnar er forsenda þess að góðar ákvarðanir séu teknar hratt, og að þeim sé framfylgt af fullum þunga. Heilbrigð fyrirtæki laða til sín besta fólkið vegna þess að öflugu fólki líður vel á slíkum vinnustöðum, og ná markmiðum sínum vegna þess að fólk er áhugasamt og samstíga um þessi markmið.

Það sem einkennir heilbrigð fyrirtæki og stofnanir er í stuttu máli skýr tilgangur og áherslur á hverjum tíma, traust milli fólks og hreinskilni í samskiptum. Að sama skapi einkennast óheilbrigðir vinnustaðir af ruglingi og óskýrum skilaboðum, framapoti, valdabaráttu, skrifræði og óöryggi í samskiptum sem birtist oft í baktali og háðsglósum.

Hjá Kolibri höfum við frá upphafi lagt mikið upp úr heilbrigði heildarinnar. Við lítum á fyrirtækið sem lífveru (e. organism) sem þarf að hlúa að, en ekki vél sem hlýðir skipunum vélstjórans. Við höfum mikla reynslu af því að vinna með stjórnendateymum í alls konar fyrirtækjum og stofnunum og höfum séð ljóslifandi hversu miklu máli það skiptir að samskipti og samvinna séu í lagi hjá þeim sem bera ábyrgð á ákvörðunum.

En hvernig stuðlum við að heilbrigði heildarinnar í fyrirtæki eða stofnun?Lencioni er með skýra hugmynd um skrefin:

Skref 1: Byggja upp samheldið stjórnendateymi

Vegferðin til heilbrigðis byrjar á toppnum. Stjórnendateymið (oftast kallað framkvæmdastjórnin) þarf að búa yfir sterkri liðsheild og setja hag og markmið heildarinnar ofar öllu öðru, þ.m.t. starfsframa þeirra sem eru í því og markmiðum deilda sinna.

Teymið þarf ekki alltaf að vera með réttu svörin og gera allt rétt, en það þarf að geta fundið bestu mögulegu svör á hverjum tíma og fært rök fyrir þeim. Það er ekki hægt nema m.a. með persónulegu trausti, uppbyggilegum ágreiningi og sameiginlegri skuldbindingu um ákvarðanir sem gæti hafa verið ágreiningur um.

Líkanið úr The Five Dysfunctions of a Team. Frá MTD Training.

Hjá Kolibri eru ekki hefðbundnar stjórnunarstöður með mannaforráðum, en sum okkar bera ábyrgð á ákveðnum þáttum starfseminnar. Fólkið með víðtækustu ábyrgðirnar (yfirumsjón t.d. með veitingu þjónustunnar, markaðs- og samskiptamálum, fjármálum) myndar saman teymi sem kallast General Company Circle (GCC) og ber ábyrgð á að fyrirtækið vaxi og dafni. Þó svo að GCC teymið vinni ekki saman dagsdaglega tökum við það alvarlega að hlúa að trausti og samheldni þessa teymis.

Skref 2: Búa til skýrleika

Næsta skref er að móta og/eða meitla skýra stefnu og stilla saman strengi um hana. Þó að ofangreint stjórnendateymi gegni lykilhlutverki í því er mikilvægt að hlusta á grasrótina — fyrst og fremst starfsfólk en einnig viðskiptavini.

Lencioni talar um sex spurningar sem þarf að svara:

• Hvers vegna erum við til? (tilgangur fyrirtækisins)
• Hvernig hegðum við okkur? (grunngildi fyrirtækisins)
• Hvað gerum við? (skilgreining á starfseminni)
• Hvernig ætlum við að ná árangri? (stefnan núna)
• Hvað er mikilvægast akkúrat núna? (megináherslan til millilangs tíma, aðgerðir til að ná henni fram og almennir mælikvarðar)
• Hver þarf að gera hvað? (ábyrgðarsvið hvers og eins)

Hér er dæmi um hvernig við hjá Kolibri myndum svara fimm fyrstu spurningunum þegar þetta er skrifað:

• Tilgangur Kolibri er að þróa það besta í fólki og fyrirtækjum.
• Persónuleiki Kolibri er fullur af eldmóði, forvitinn, hreinskilinn og þorir að ögra því sem er viðtekið.
• Kolibri býður upp á heildarlausnir og fulla þjónustu þegar kemur að stafrænum lausnum, stafrænni þjónustu, vöruþróun og nýsköpun.
• Kolibri nær árangri með því að setja alltaf fólkið í fyrsta sæti, hlusta eftir eftirspurn markaðarins, nota framsæknar vinnuaðferðir og taka ekki á sig meiriháttar fjárhagsskuldbindingar.
• Mikilvægast núna er að láta í okkur heyra — láta rödd Kolibri heyrast í atvinnulífinu og samfélaginu eftir öllum leiðum.

Þessi atriði þurfa svo auðvitað að vera í stöðugri endurskoðun.

Skref 3: Miðla skýrleikanum

Þegar búið er að setja fyrirætlanir skýrt á blað þarf að miðla þeim um allt fyrirtækið svo að allt starfsfólkið skilji hvaða línur hafa verið lagðar. Það er í raun ekki til neitt sem heitir of mikil upplýsingamiðlun. Það er ekki nóg að miðla sömu skilaboðum eftir mismunandi almennum leiðum heldur þarf skýrleikinn um tilganginn, grunngildin, starfsemina og meginmarkmiðið að vera stöðugt til umræðu í samtölum á milli fólks og á milli laga í fyrirtækinu.

Hver einasti leiðtogi í fyrirtækinu þarf í raun stöðugt að vera að velta fyrir sér hverjar eru þessar lykilupplýsingar og hvernig best er að miðla þeim áfram þannig að fólk hafi ástæðu til að mæta í vinnuna.

Skref 4: Festa skýrleikann í sessi

Að lokum þarf að koma á kerfum og ferlum í tengslum við fólkið í fyrirtækinu sem festa skýrleikann í sessi án skriffinnsku.

Dæmi um það eru mannauðsferlarnir, þ.e. ráðning, móttaka og þjálfun nýs starfsfólks, frammistöðumat og endurgjöf, og hvernig það fer fram ef leiðir þurfa að skilja að frumkvæði fyrirtækisins. Allir þessir ferlar þurfa að litast af gildum fyrirtækisins. Sem dæmi má nefna að ef frumkvæði er eitt af gildunum þá er það til umræðu í ráðningarviðtölum, frumkvæði er ein af mælistikunum í frammistöðumati og ef einhver sýnir lítið sem ekkert frumkvæði í starfi þá fær viðkomandi hreinskilna endurgjöf um það.

Lykilatriðið hér er að ná sem mestum árangri með sem minnstu skrifræði. Þannig þurfa þessir ferlar að koma beint frá ofangreindu stjórnendateymi, hvort sem þeir eru framkvæmdir af sérstöku mannauðsteymi eða ekki.

Heilbrigð fyrirtæki ná betri árangri

Hjá Kolibri trúum við því að heilbrigði heildarinnar ráði úrslitum um getu okkar sem fyrirtækis til að framkvæma hratt og vel í þágu viðskiptavina og til að Kolibri gangi vel og þróist til betri vegar. Traust, heilbrigð samskipti og skýrleiki leiða til þess að við löðum til okkar öflugt fólk og höldum í það á vinnumarkaði þar sem er gríðarleg samkeppni um besta fólkið. Auk þess eru vandaðar ákvarðanir teknar hratt, fólk hefur trú á þeim og þær komast hratt í framkvæmd.

Að stuðla að heilbrigði heildarinnar er vegferð. Góðu fréttirnar eru þær að það þarf ekki að kosta mikið, það þarf í raun bara skilning á mikilvægi þess hjá æðstu stjórnendum. Er ekki kominn tími til að huga að heilsunni?