Hvað á að gera við gamla tölvukerfið?

Mynd eftir Mike Meyers

Tæknilandslagið er sífellt að breytast. Fjölmörg stærri fyrirtæki og stofnanir standa frammi fyrir því að reka gömul tölvukerfi sem mörg hver hafa staðið sína plikt í hartnær hálfa öld. Þessi kerfi, þó öflug séu, geta stundum verið með takmarkaða möguleika á framþróun og hindrun fyrir frekari nýþróun á vöruframboði og þjónustuupplifun. Mig langar að segja aðeins frá leið sem við hjá Kolbri fórum með TM til að takast á við þetta vandamál.

Þessi kerfi, þó öflug séu, geta stundum verið með takmarkaða möguleika á framþróun og hindrun fyrir frekari nýþróun á vöruframboði og þjónustuupplifun.

Flækjan: Gamalt og gott eða nýtt og ferskt

Ímyndaðu þér bakendakerfi sem hefur verið í fullu starfi allan sólarhringinn síðustu 35 ár. Það er flókið, tengist ótal öðrum kerfum og þjónustum og geymir ótrúlega mikið magn af gögnum sem eru nauðsynleg fyrir daglega starfsemi fyrirtækisins. Svo vaknar spurningin: Hvernig getum við fært okkur inn í nútímalegra horf án þess að trufla starfsemina eða fórna gögnum eða gagnaöryggi?

Ein leið: Nýtt sérsmíðað kerfi

Það er freistandi að klippa á naflastrenginn og þróa alveg nýtt kerfi óháð gamla. Smíða hugbúnað frá grunni, flytja gögnin yfir og skipta svo gamla út fyrir nýja.

Kostir

• Fyrirtækið getur fengið nákvæmlega þá virkni sem það vill og þarf óháð takmörkunum gamla kerfisins.
• Tækifæri til að hugsa hlutina upp á nýtt og meta hverjar raunverulegar þarfir fyrirtækisins eru.

Gallar

• Að skrifa hugbúnað sem leysir af hólmi risastórt kerfi útheimtir langan þróunartíma.
• Lítil nýþróun á sér stað í gamla kerfinu á meðan nýtt kerfi er í þróun. Það borgar sig tæplega að innleiða nýja virkni í gamla kerfið nema mögulega nauðsynlegar viðbætur og lagfæringar og mestur fókus er eðlilega á nýja kerfið sem ætlað er að leysa hitt af hólmi.

Önnur leið: Kaupa tilbúið kerfi

Mögulega væri hægt að finna tilbúið eða hálf-tilbúið kerfi sem getur svarað þörfum fyrirtækisins að öllu eða flestu leyti.

Kostir

• Fyrirtækið fær sannreynt og öflugt kerfi í hendurnar.
• Öll þróun og ítrun á hugbúnaðinum er aðkeypt og fyrirtækið fær reglulegar uppfærslur eins og með áskrift að Microsoft Office sem dæmi.

Gallar

• Mikill kostnaður í upphafi.
• Aðlögun að viðskiptamódeli fyrirtækisins og íslenskum markaði er oft umfangsmeira en fyrirtæki áætla. Auk kostnaðar við hugbúnaðinn og tíma þarf líka að gera ráð fyrir ráðgjafa á vegum söluaðila við innleiðingu og oftar en ekki má reikna með að vera háð þeim í óákveðinn tíma.
• Samþætting á aðkeyptu kerfi við önnur innri kerfi fyrirtækisins sem mörg hver eru gjarnan sérsmíðuð.
• Áskorun við skamman aðlögunartíma við gangsetningu þar sem nýtt kerfi er tekið upp samhliða því að gamla kerfið er lagt niður.
• Fyrirtækið hefur ekki eins mikil áhrif á framtíðarþróun og forgangsröðun nýrrar virkni í kerfinu.

Mynd eftir Izabel🏳️‍🌈

Leiðin okkar: Tveggja heima dans

TM valdi að fara aðeins vandmeðfarnari leið: Að byggja upp nýtt hugbúnaðarkerfi samhliða gamla kerfinu þar sem öll gögn eru samstillt í báðar áttir. Nýja kerfið tekur tillit til þess gamla og virkni nýja kerfisins er innleidd smátt og smátt inn í starfsemina. Smám saman verða svo hlutar gamla kerfisins teknir úr sambandi þar til nýja kerfið tekur alfarið við.

Nýja kerfið tekur tillit til þess gamla og virkni nýja kerfisins er innleidd smátt og smátt inn í starfsemina.

Það mætti líkja þessu við að byggja nýtt hús við hliðina á gamla húsinu sem er alveg við það að verða óíbúðarhæft. Fyrst er steyptur nýr grunnur og svo er forgangsraðað mikilvægustu herbergjunum. Hvaða herbergjum liggur mest á að koma í gagnið? Er eldhúsvaskurinn farinn að leka? Hvaða herbergi skila mestum ávinningi fyrir heimilið? Geta allir meðlimir heimilisins klárað jólabaðið fyrir klukkan sex í nýja baðherberginu? Smátt og smátt tekur nýja húsið við því gamla og á endanum er svo gamla húsið rifið niður.

Kostir

• Sérsniðin aðlögun: TM getur fengið nákvæmlega þá virkni sem það vill og þarf. Í fyrstu með takmörkunum gamla kerfisins en með tímanum verður það óháð gamla kerfinu.
• Mjúk lending fyrir notendur: Ný virkni lítur dagsins ljós smátt og smátt og starfsfólkið lærir á nýja kerfið jafnóðum.
• Aðlögun og forgangur: TM getur skilgreint og forgangsraðað nýrri virkni eftir þörfum. Hvar er mestur ávinningur fyrir fyrirtækið? Hvar getum við létt notendum (starfsfólki) vinnuna á sem árangursríkastan hátt?
• Náið samstarf: Allan þróunartímann vinnum við náið með notendunum og leggjum okkur fram við að skilja þeirra þarfir og væntingar. Þeirra viðbrögð og ábendingar hjálpa okkar að þróa réttu lausnirnar á réttum tímapunktum.

Gallar

• Þolinmæði og flækjur: Verkefnið getur verið mikil tæknileg áskorun. Það krefst þolinmæði að greina og skilja ítarlega gamla kerfið og átta sig á bestu leiðinni hverju sinni. Stundum þurfum við að ákveða að gera hlutina ekki nákvæmlega eins og við viljum í fyrstu atrennu því að tæknihögun gamla kerfisins býður ekki upp á það. Gamla og nýja kerfið þurfa nefnilega að geta gengið í takt.

Að lokum

Ný fyrirtæki sem koma inn á samkeppnismarkað án hindrana gamalla tölvukerfa eða annarra tæknilegra fortíðardrauga hafa umsvifalaust ákveðið forskot þegar kemur að nýjum tæknilausnum. Rótgróin þjónustufyrirtæki þurfa oft að endurmeta sín tækniumhverfi til að geta hreyft sig hraðar í samræmi við yngri fyrirtæki og væntingar viðskiptavina.

Ný fyrirtæki sem koma inn á samkeppnismarkað án hindrana gamalla tölvukerfa eða annarra tæknilegra fortíðardrauga hafa umsvifalaust ákveðið forskot þegar kemur að nýjum tæknilausnum

Að nútímavæða eldra tölvukerfi snýst ekki bara um að skipta út gömlum kóða fyrir nýjan. Það þarf heildstæða nálgun þar sem lærum af því sem vel var gert áður og reynum að gera betur með nýrri tækni í þeim tilfellum þar sem gamla kerfið var ófært um að spila með. Aðferðin byggir á jafnvægi og aðlögun og gerir TM kleift að stefna að framtíðinni án þess að spilla stöðugleika fortíðarinnar.