Hönnunarsprettir sem virka
Hönnunarsprettir (e. Design Sprints) eru vinsæl aðferð þar sem hönnunarhugsun (e. Design Thinking) er beitt til að snúa vandamálum yfir í tækifæri og ramma viðfangsefni inn með upplifun og þarfir viðskiptavina í fyrirrúmi. Á meðan á hönnunarspretti stendur, koma mismunandi aðilar með mismunandi færni og þekkingu saman og vinna með hagkvæmni og hraða að leiðarljósi.
Lykilþættirnir til að ná árangri með hönnunarsprettum er að mynda rétta stærð af teymi sem samanstendur af fjölbreyttum einstaklingum. Einnig er mikilvægt að skapa traust vinnurými án truflana og undirbúa bæði sprettinn og þátttakendur vel áður en hafist er handa.
Stærð hóps og fjölbreyttir þátttakendur
Stærð hópsins sem tekur þátt í hönnunarsprett er ótrúlega mikilvæg. Hópurinn má hvorki vera of lítill né of stór. Ef hópurinn er of lítill getur verið að hópurinn endurspegli breiddina á fyrirtækinu ekki nógu vel. Ef hópurinn er of stór, getur verið erfitt að lóðsa sprettinn og halda settri dagskrá.
Oft er talað um að 7 manns sé hin gullna tala; að hönnunarsprettur sem samanstendur af sjö einstaklingum sé fullkomið jafnvægi.
Ástæðan fyrir því er að sjö er oddatala, svo ef það myndast ágreiningur þá er hægt að kjósa um þau mál. Sjö er líka ágætlega stór hópur en engu að síður meðfærilegur. Ef hópurinn er fleiri en sjö, þá á til að hægjast á öllu ferlinu en þar sem ferlið byggist á hraða og hagkvæmni, er mjög mikilvægt að halda dagskrá og tímamörkum.
Færni, reynsla og þekking þátttakanda ætti að vera fjölbreytt og allir þátttakendur þurfa að geta skuldbundið sig til að taka þátt á meðan á spretti stendur.
Það er algjört lykilatriði að velja fjölbreytta aðila til að taka þátt í hönnunarsprett. Gott er að fá góða blöndu af þátttakendum, t.d. fólk sem þekkir verkefnið vel, fólk sem þekkir fyrirtækið og markaðinn, fólk sem skilur og á í samskiptum við viðskiptavini ásamt hönnuðum, vörustjórum og tæknifólki. Einnig má hafa í huga að fá þátttakendur með mismunandi persónuleika, kyn og aldur, en það sem skiptir mestu máli er að fá fólk til að taka þátt sem er opið og hefur áhuga. Fólk sem vill leggja sitt að mörkum og er tilbúið að deila sinni reynslu og þekkingu.
Vinnurými án truflana
Yfir þessa daga sem spretturinn stendur þarf hópurinn að hafa rými til að vinna saman. Rýmið þarf að vera nógu stórt svo að það fari vel um alla. Það ætti að vera einangrað til að minnka truflun og það þarf að vera hægt að hengja upp á veggina. Oft er talað um svokallað „War Room“, en aðalatriðið er að hópurinn geti unnið saman í ró og næði, lokað sig af til að einbeita sér að áskorun sprettsins. Það er mjög gott að geta skilið allt efni, skjöl og annað eftir á veggjunum í rýminu yfir nóttina, svo það sé hægt að hefjast handar strax og mætt er á morgnana. Einnig er stór plús að hafa nóg af töflum eða töflulímmiðum til að geta skrifað punkta, áminningar o.fl á.
Til að auka líkurnar á því að þátttakendur geti einbeitt sér á meðan á sprettinum stendur er gott að „banna“ notkun allra tækja í rýminu þegar það er verið að vinna. Það felur í sér að geyma tölvur og helst síma ofan í tösku eða jafnvel fyrir utan rýmið. Dagskrá sprettsins ætti að hafa rúman tíma fyrir hádegismat og pásur þar sem það er hægt að skoða tölvupóstinn og samfélagsmiðla, svo enginn ætti að missa af neinu á meðan á sprettinum stendur. Oft finnst þátttakendum það í raun frelsandi að fá þau fyrirmæli að hafa tækin sín ofan í tösku og njóta þess í stað að einbeita sér að áskorun sprettsins.
Traust og hreinskilni
Það er gríðarlega mikilvægt að það ríki traust og hreinskilni á meðal þátttakanda í hönnunarspretti.
Til að nýsköpun þroskist og dafni, þarf fólk að geta treyst hvort öðru og því er mikilvægt að bjóða upp á rými þar sem allir geta verið þau sjálf og tjáð sig frjálslega.
Í hönnunarspretti er engin hugmynd slæm hugmynd og til þess að geta leyft hugsunum og hugmyndum að flæða, þarf rýmið að vera öruggt og þægilegt. Góð leið til að auka traust er að hafa tíma í dagskránni þar sem þátttakendur geta kynnst hvort öðru. Hægt er að gera það t.d. í formi ísbrjóta (e. Icebreaker) æfinga í byrjun dags. Ísbrjótar eru stuttar æfingar þar sem þátttakendur deila persónulegri reynslu eða einhverju um sjálfa sig til að brjóta ísinn og til að tengjast hvort öðru.
Það er misjafnt hvort fólk fíli ísbrjóta eða ekki, sumum finnast ísbrjótar asnalegir eða jafnvel hallærislegir, á meðan aðrir elska þá. Til þess að skapa traust í rými, þá er ekki nauðsynlegt að skipuleggja ísbrjóta, það fer algjörlega eftir þátttakendum og áskorun sprettsins hvort ísbrjótar henti eða ekki, en ísbrjótar eru gott dæmi um leið til að ná fólki út úr þægindarammanum.
Greinargott „Design brief“
Áður en hönnunarsprettur hefst þarf að skrifa svokallað „Design brief“ skjal. Þátttakendur fá þetta skjal afhent fyrir sprettinn til að undirbúa sig og til skilja um hvað spretturinn snýst. Áskorun sprettsins er útskýrð í stuttu máli í skjalinu, sem og hver afurð og sýn sprettsins er. Einnig er tímalína verkefnisins, dagskrá sprettsins og hlutverk þátttakenda gert skil í skjalinu. Hér er sniðmát að „Design brief“ frá Google.
Það er mikilvægt fyrir þátttakendur að fá „Design brief“ afhent fyrir sprettinn. Þannig fá allir tækifæri til að skilja hvert markmiðið er með sprettinum og hvað fólk er að fara að fást við næstu daga.
Þetta skjal eykur gagnsæi og skilning á viðfangsefni sprettsins, en skjalið er líka ákveðið leiðarljós fyrir sprettinn. Skjalið ætti að vera skoðað daglega á meðan á sprettinum stendur til að minna hópinn á markmið sprettsins og til athuga hvort hópurinn sé á réttri leið eða ekki.
Til að gera enn betur, þá getur verið mjög gott að hitta alla þátttakendurna fyrir sprettinn til að útskýra áskorunina og framkvæmd sprettsins og svara spurningum þátttakendanna. Vel undirbúinn sprettur og vel undirbúnir þátttakendur sem vita hvað þau eru að fara út í, eykur líkurnar á vel heppnuðum hönnunarspretti.
Til að hámarka árangur hönnunarspretta og hönnunarhugsunar þarf að skapa rými til hugsa út fyrir kassann, gera tilraunir, gera mistök og læra af þeim. Oftar en ekki snýst þetta mikið um undirbúning. Þeir hönnunarsprettir sem skila mestum árangri eru þeir sem eru vel undirbúnir og skipulagðir. Allir þátttakendur koma reiðubúnir til verks strax á fyrsta degi, enda er búið að undirbúa þau öll vel með greinargóðu „Design brief“. Allt er gert til að skapa öruggt rými þar sem ríkir traust og næði til að vinna saman til að skapa virði og framúrskarandi lausnir.
